Außendienst-Plattform

Das Büro plant, das Team arbeitet mit dem iPad vor Ort, der Kunde unterschreibt auf dem Gerät.

Rolle: Product Design und Frontend
Station: Brimvoid
Umfang: Web-Backoffice und iPad-App

Außendienst-App auf dem iPad, Karte mit Route und den Aufträgen des Tages — **Der Tag auf dem iPad.** Karte, Route und laufender Auftragsverlauf. Der Plan aus dem Büro kommt hier ohne Zwischenschritt an.
Beispieldaten

Ein vollständiges System für einen Gebäudereiniger, gebaut bei Brimvoid. Im Büro läuft ein Web-Backoffice, draußen eine iPad-App.

Vorher lag der Betrieb in einem Google-Kalender, auf einem Schreibblock und an einem Whiteboard. Was ein Team beim Kunden gelernt hatte, etwa dass die Fenster im Obergeschoss eine Leiter brauchen, stand als Notiz in einem Kalendereintrag und war beim nächsten Termin nicht mehr zu finden.

Das Interessante ist die Schleife zwischen Büro und Team. Sie sieht überall gleich aus, wo eine Zentrale plant und Menschen vor Ort ausführen.

Was daraus wurde

Das System läuft seit vier bis fünf Jahren im täglichen Betrieb und wird bis heute weiter ausgebaut.
Wer anruft, bekommt sofort einen Termin. Postleitzahl oder Name reichen, um zu sehen, welches Team wann in der Nähe ist.
Was vorher über Kalender, Block, Whatsapp und ein Rechnungsprogramm verteilt lag, liegt jetzt an einer Stelle, von der Terminvergabe am Telefon bis zur Mahnung.

BüroPlanen und einteilen
Aufträge angelegt, Teams verplant
Vor OrtTeam führt aus
Route, Zeiterfassung, Fotobeleg
Vor OrtKunde zeichnet ab
Unterschrift auf dem iPad des Teams
Vor OrtTeam meldet zurück
Zustand und Aufwand bewertet
BüroAbrechnen und neu planen
Rechnung raus, Plan nachgeschärft

Die Rückmeldung fließt in die nächste Planung

Außendienst-Plattform im Web, Kalender eines Monats mit den Aufträgen je Team, rechts eine Karte von Berlin mit drei Routen eines Tages — **Der Plan im Büro.** Auftragsfolge und Routen aller Teams. Das ist derselbe Plan, in dem ein Team später den ganzen Tag steckt.

Außendienst-App auf dem iPad, der Kunde bestätigt die Leistungen und unterschreibt auf dem Gerät — **Der Kunde zeichnet direkt ab.** Leistungen werden bestätigt und unterschrieben, bevor das Team wieder abfährt. Danach gibt es nichts mehr zu klären.
Beispieldaten

Außendienst-App auf dem iPad im Hochformat, das Team bewertet Zustand und Aufwand des Auftrags — **Das Team schließt die Schleife.** Das Team bewertet Zustand und Aufwand. Das ist die einzige Stelle, an der das Büro erfährt, wie der Auftrag gelaufen ist.
Beispieldaten